Ein Selbstständiger, der seine Rechnungen in einer Tabellenkalkulation oder einem Textdokument erstellt, sieht sich seit September 2026 einem technischen Rückstand gegenüber den Verpflichtungen zur Empfang von elektronischen Rechnungen über eine zugelassene Plattform ausgesetzt. Die Rechnungssoftware ist nicht mehr nur ein Verwaltungskomfort: Sie ist das Glied, das den Selbstständigen mit dem von der Finanzbehörde vorgeschriebenen elektronischen Rechnungsstellungsprozess verbindet.
Elektronische Rechnungsstellung 2026-2027: Der Kalender, der Selbstständige zwingt
Seit dem 1. September 2026 müssen alle in Frankreich ansässigen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, einschließlich Mikro-Unternehmen und Selbstständige im Kleinunternehmerstatus, in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Empfangspflicht erfolgt über eine vom Staat zugelassene Partner-Digitalisierungsplattform (PDP) oder über das öffentliche Rechnungsportal.
Ab dem 1. September 2027 müssen dieselben Selbstständigen ihre Rechnungen im strukturierten elektronischen Format für B2B-Transaktionen in Frankreich ausstellen. Zwei Aspekte überlappen sich: das E-Invoicing (Ausstellung und Empfang von digitalisierten Rechnungen) und das E-Reporting (Übermittlung von Transaktionsdaten an die Verwaltung).
Eine geeignete Rechnungssoftware verwaltet diese beiden Ströme ohne manuelle Eingriffe. Ohne dieses Werkzeug muss der Selbstständige manuell Dateien in einem strukturierten Format (Factur-X, UBL oder CII) erstellen und diese dann auf einer zugelassenen Plattform ablegen. Wir empfehlen, die Phase der Ausstellung jetzt schon vorwegzunehmen: Die technische Migration dauert mehrere Wochen, wenn man von null anfängt.
Die praktischen Einzelheiten dieses Übergangs sind dokumentiert auf der Website Club Auto-Entrepreneurs, die die Funktionen auflistet, die vor der Auswahl eines mit der Reform kompatiblen Werkzeugs überprüft werden sollten.
Strukturierte Formate und zugelassene Plattformen: Was die Software erzeugen muss
Die Reform beschränkt sich nicht darauf, ein PDF per E-Mail zu senden. Eine elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne ist eine Datei, die strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält. Drei Formate sind akzeptiert: Factur-X, UBL und CII. Das erste ist ein hybrides PDF/XML, das in Frankreich weit verbreitet ist. Die beiden anderen sind rein europäische XML-Standards.
Eine konforme Rechnungssoftware erzeugt nativ eines dieser Formate und überträgt es an die vom Selbstständigen gewählte Digitalisierungsplattform. Die Rolle der zugelassenen PDP besteht darin, die Rechnung zu validieren, sie an den Empfänger weiterzuleiten und die steuerlichen Daten an die Verwaltung zu übermitteln. Das öffentliche Portal Chorus Pro bleibt eine kostenlose Option, ist jedoch nicht für die tägliche Nutzung zur Kundenrechnungsstellung ausgelegt.
Wir beobachten, dass die meisten Softwareanbieter für Selbstständige mittlerweile eine direkte Verbindung zu einer oder mehreren PDPs integrieren. Das vorrangige technische Auswahlkriterium ist daher die native Kompatibilität mit mindestens einem strukturierten Format und einer zugelassenen PDP.
Pflichtangaben und Nummerierung: Die Fehler, die die Software eliminiert
Eine Rechnung eines Selbstständigen muss eine präzise Liste von Pflichtangaben enthalten. Diese zu vergessen oder unvollständig anzugeben, führt zu Sanktionen. Eine Rechnungssoftware füllt diese Elemente automatisch bei jeder Ausstellung aus:
- Vollständige Identität des Unternehmers (Name, Adresse, SIRET-Nummer), Identität des Kunden und der Hinweis “Umsatzsteuer nicht anwendbar, Artikel 293 B des CGI” für Selbstständige im Kleinunternehmerstatus
- Präzise Bezeichnung der verkauften Produkte oder Dienstleistungen, Einzelpreis, Gesamtsumme ohne Steuer und chronologische Nummerierung ohne Unterbrechung der Sequenz
- Ausstellungsdatum, Datum der Leistung oder Lieferung, Zahlungsbedingungen und anwendbare Verzugszinsen
Die chronologische Nummerierung ist ein kritischer Punkt. Jede Unterbrechung in der Sequenz (eine übersprungene Nummer, eine Doppelung, ein Rückschritt) stellt eine Unregelmäßigkeit dar. In einer Tabellenkalkulation tritt dieser Fehler auf, sobald man eine Datei dupliziert oder versehentlich eine Zeile löscht. Die Software sperrt die Sequenz und verhindert rückwirkende Änderungen.
Umsatzsteuer, Schwellenwerte und E-Reporting: Den Übergang antizipieren
Der Selbstständige im Kleinunternehmerstatus ist nicht von der Reform ausgenommen. Er muss ab September 2026 die elektronischen Rechnungen seiner Lieferanten empfangen und seine eigenen ab September 2027 im strukturierten Format ausstellen. Bei Überschreitung der Umsatzgrenzen lösen die Umsatzsteuerpflicht zusätzliche Erklärungspflichten aus, die die Software ohne größere Neukonfiguration bewältigen muss.
Der E-Reporting-Bereich betrifft Transaktionen, die nicht unter das E-Invoicing fallen: Verkäufe an Privatpersonen (B2C), internationale Transaktionen. Der Selbstständige, der Privatkunden Rechnungen stellt, muss regelmäßig eine Zusammenfassung dieser Transaktionen über seine Plattform an die Verwaltung übermitteln. Eine Software, die Rechnungen B2B von Rechnungen B2C automatisch unterscheidet und die E-Reporting-Daten aggregiert, spart erheblich Zeit.
Auswahlkriterien für eine Rechnungssoftware für Selbstständige
Nicht alle Softwarelösungen sind gleichwertig im Hinblick auf diese Reform. Wir empfehlen, diese Punkte vor einer Verpflichtung zu überprüfen:
- Native Verbindung zu einer von der Finanzbehörde zugelassenen PDP mit der Ausgabe in mindestens einem strukturierten Format (mindestens Factur-X)
- Automatische Verwaltung der sequenziellen Nummerierung, des Einnahmenbuchs und der Unterscheidung B2B/B2C für das E-Reporting
- Anpassung an das Kleinunternehmerregime mit möglichem Übergang zu einem klassischen Umsatzsteuersystem ohne Datenmigration
- Preismodell, das auf die Tätigkeit eines Selbstständigen zugeschnitten ist, wobei einige Anbieter kostenlose Angebote für geringe Rechnungsvolumina anbieten
Die Wahl einer Rechnungssoftware für Selbstständige hängt von ihrer Fähigkeit ab, den gesamten Zyklus abzudecken: Angebote, strukturierte Rechnungen, Übermittlung an die Plattform, Zahlungsüberwachung und steuerliche Berichterstattung. Ein Werkzeug, das das E-Reporting nicht verwaltet, wird ab September 2027 obsolet sein.
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung verwandelt einen einfachen Verwaltungsakt in einen normierten technischen Prozess. Für einen Selbstständigen wird die Rechnungssoftware das einzige realistische Mittel, um konforme Dokumente zu erstellen, diese in den regulatorischen Kreisläufen zu übermitteln und eine verwertbare Nachverfolgbarkeit im Falle einer Kontrolle zu gewährleisten.
