Een auto-ondernemer die zijn facturen op een spreadsheet of een tekstdocument opstelt, loopt sinds september 2026 het risico op een technische discrepantie met de verplichtingen voor het ontvangen van elektronische facturen via een goedgekeurd platform. De facturatiesoftware is niet langer een gemakkelijke manier van beheren: het is de schakel die de auto-ondernemer verbindt met de elektronische facturatiecyclus die door de belastingdienst is opgelegd.
Elektronische facturatie 2026-2027: de kalender die auto-ondernemers verplicht
Sinds 1 september 2026 moeten alle bedrijven die aan de btw zijn onderworpen en in Frankrijk zijn gevestigd, inclusief micro-ondernemingen en auto-ondernemers die vrijgesteld zijn van btw, in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen. Deze verplichting om te ontvangen gaat via een goedgekeurd dematerialisatiepartnerplatform (PDP) of via het openbare facturatieportaal.
Vanaf 1 september 2027 moeten dezelfde auto-ondernemers hun facturen in gestructureerd elektronisch formaat uitgeven voor B2B-transacties in Frankrijk. Twee onderdelen overlappen elkaar: e-invoicing (uitgifte en ontvangst van gedematerialiseerde facturen) en e-reporting (overdracht van transactiegegevens aan de administratie).
Een geschikte facturatiesoftware beheert deze twee stromen zonder handmatige tussenkomst. Zonder deze tool moet de auto-ondernemer handmatig bestanden aanmaken in een gestructureerd formaat (Factur-X, UBL of CII) en deze vervolgens op een goedgekeurd platform indienen. We raden aan om de uitgiftefase nu al te anticiperen: de technische migratie duurt enkele weken als je vanaf nul begint.
De praktische details van deze overgang zijn gedocumenteerd op de website van Club Auto-Entrepreneurs, die de functies beschrijft die je moet controleren voordat je een tool kiest die compatibel is met de hervorming.
Gestructureerde formaten en goedgekeurde platforms: wat de software moet produceren
De hervorming beperkt zich niet tot het verzenden van een PDF per e-mail. Een elektronische factuur in de wettelijke zin is een bestand dat gestructureerde gegevens bevat die door een machine leesbaar zijn. Drie formaten worden geaccepteerd: Factur-X, UBL en CII. De eerste is een hybride PDF/XML die in Frankrijk veel wordt gebruikt. De andere twee zijn puur Europese XML-standaarden.
Een conforme facturatiesoftware genereert van nature een van deze formaten en verzendt deze naar het dematerialisatieplatform dat door de auto-ondernemer is gekozen. De rol van de goedgekeurde PDP is om de factuur te valideren, deze naar de ontvanger te routeren en de fiscale gegevens aan de administratie door te geven. Het openbare portaal Chorus Pro blijft een gratis optie, maar de gebruiksvriendelijkheid is niet ontworpen voor dagelijks gebruik van klantfacturatie.
We zien dat de meeste softwareleveranciers voor auto-ondernemers nu een directe verbinding met een of meerdere PDP’s integreren. Het belangrijkste technische selectiecriterium is dus de native compatibiliteit met ten minste één gestructureerd formaat en een goedgekeurde PDP.
Verplichte vermeldingen en nummering: de fouten die de software elimineert
Een factuur van een auto-ondernemer moet een nauwkeurige lijst van verplichte vermeldingen bevatten. Het vergeten of onvolledig invullen hiervan kan leiden tot sancties. Een facturatiesoftware vult deze elementen automatisch in bij elke uitgifte:
- Volledige identiteit van de ondernemer (naam, adres, SIRET-nummer), identiteit van de klant, en de vermelding “Btw niet van toepassing, artikel 293 B van de CGI” voor auto-ondernemers die vrijgesteld zijn van btw
- Nauwkeurige omschrijving van de verkochte producten of diensten, eenheidsprijs, totaalbedrag exclusief btw, en chronologische nummering zonder onderbreking van de reeks
- Datum van uitgifte, datum van de prestatie of levering, betalingsvoorwaarden en toepasselijke rentepercentages voor te late betalingen
De chronologische nummering is een kritiek punt. Elke onderbreking in de reeks (een gemist nummer, een duplicaat, een terugkeer) vormt een onregelmatigheid. Op een spreadsheet gebeurt deze fout zodra je een bestand dupliceert of per ongeluk een regel verwijdert. De software vergrendelt de reeks en voorkomt elke retroactieve wijziging.
BTW, drempels en e-reporting: anticiperen op de overstap
De auto-ondernemer die vrijgesteld is van btw, is niet vrijgesteld van de hervorming. Hij moet vanaf september 2026 de elektronische facturen van zijn leveranciers ontvangen en zijn eigen facturen in gestructureerd formaat uitgeven vanaf september 2027. Bij overschrijding van de omzetdrempels leidt de overstap naar btw tot extra aangifteverplichtingen die de software zonder grote herconfiguratie moet kunnen verwerken.
Het e-reporting onderdeel betreft transacties die buiten de e-invoicing vallen: verkopen aan particulieren (B2C), internationale transacties. De auto-ondernemer die klanten in de particuliere sector factureert, moet periodiek een samenvatting van deze transacties aan de administratie doorgeven via zijn platform. Een software die automatisch B2B-facturen van B2C-facturen onderscheidt en de e-reporting-gegevens aggregeert, bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd.
Selectiecriteria voor facturatiesoftware voor auto-ondernemers
Niet alle software is gelijk als het gaat om deze hervorming. We raden aan om deze punten te controleren voordat je je ergens aan verbindt:
- Native verbinding met een door de belastingdienst goedgekeurde PDP, met uitgifte in ten minste één gestructureerd formaat (minimaal Factur-X)
- Automatische beheersing van de sequentiële nummering, het boek van ontvangsten en het onderscheid B2B/B2C voor e-reporting
- Aanpassing aan het regime van vrijstelling van btw met mogelijke overstap naar een klassiek btw-regime zonder gegevensmigratie
- Prijsstelling die is afgestemd op de activiteit van een auto-ondernemer, waarbij sommige leveranciers gratis aanbiedingen doen voor lagere facturatievolumes
De keuze voor een facturatiesoftware voor auto-ondernemers hangt af van de mogelijkheid om de volledige cyclus te dekken: offertes, gestructureerde facturen, verzending naar het platform, opvolging van betalingen en fiscale rapportage. Een tool die het e-reporting niet beheert, zal vanaf september 2027 verouderd zijn.
De hervorming van de elektronische facturatie transformeert een eenvoudige administratieve handeling in een genormeerd technisch proces. Voor een auto-ondernemer wordt de facturatiesoftware het enige realistische middel om conforme documenten te produceren, deze in de wettelijke circuits te verzenden en een bruikbare traceerbaarheid te behouden in geval van controle.
