We starten een Teams-vergadering met ongeveer dertig mensen, en aan het einde is het onmogelijk om te weten wie er daadwerkelijk was ingelogd. Het probleem doet zich voor bij elke trainingssessie, elk wekelijks teamoverleg, elke interne webinar. Microsoft Teams biedt verschillende mechanismen om deze vraag te beantwoorden, maar ze bevinden zich niet allemaal op dezelfde plek, en sommige vereisen voorafgaande activatie.
Teams aanwezigheidsrapport: waar het te vinden na de vergadering
Het aanwezigheidsrapport is de meest directe bron om te identificeren wie er aan een vergadering heeft deelgenomen. Het geeft elke deelnemer weer met zijn of haar aankomst- en vertrektijd. Je krijgt toegang via het tabblad Agenda in Teams door het afgelopen evenement te openen.
Aanvullende lectuur : Hoe een onvergetelijke bruiloft te organiseren: tips, inspiratie en trends 2024
Het belangrijkste om te onthouden: alleen de organisator en co-organisatoren kunnen dit rapport inzien en downloaden. Als je de vergadering niet hebt georganiseerd, heb je er geen toegang toe, zelfs niet als Teams-beheerder op tenantniveau (je moet een ander hulpmiddel gebruiken, daar komen we later op terug).
Om dit rapport te verkrijgen, selecteer je het evenement in de agenda en zoek je het tabblad dat aan aanwezigheid is gewijd. Het gedownloade bestand is een CSV die de volledige naam, het e-mailadres, de connectieduur en de exacte tijden bevat. Dit bestand dient als bewijs van aanwezigheid in een trainings- of interne auditcontext. Voor meer informatie over het beheer van verbindingen met Microsoft-tools, behandelt de pagina over de verbinding ia44webmail op Mobile Junky aanvullende methoden.
Verder lezen : De geheimen voor het goed gebruiken van een comedonenlepeltje en je huid effectief te reinigen
Verplichte activatie voor de vergadering
Het aanwezigheidsrapport is niet altijd standaard ingeschakeld. De organisator moet in de vergaderopties controleren of de functie is ingeschakeld. Je krijgt toegang tot deze opties via het planningsformulier, in de sectie geavanceerde instellingen.
Als je deze stap vergeet, wordt er geen rapport gegenereerd. Dit is de klassieke valkuil: je komt er achteraf achter dat je geen bruikbare gegevens hebt. Het inschakelen van het aanwezigheidsrapport voor elke terugkerende vergadering voorkomt dit probleem.
Activiteitsrapporten Microsoft Teams in het beheerderscentrum
Het aanwezigheidsrapport dekt een specifieke vergadering. Voor een breder overzicht (wie er inlogt op Teams, hoe vaak, hoe lang) moet je naar het Microsoft 365-beheerderscentrum gaan. Daar vind je de gebruiksactiviteitsrapporten van Teams, die een aanvullende en aparte bron zijn.
Deze rapporten tonen de algehele activiteit van gebruikers: aantal vergaderingen waaraan deelgenomen, gemaakte oproepen, verzonden berichten in de kanalen. Ze vervangen het aanwezigheidsrapport van een specifieke vergadering niet, maar ze helpen om een gebruiker te identificeren die al weken niet meer inlogt of om te controleren of een account actief is.
- Het Teams-gebruiksrapport geeft de activiteit per gebruiker weer over een configureerbare periode (laatste dagen of weken).
- Het aanwezigheidsrapport geeft daarentegen de in- en uitgangen voor een gegeven vergadering weer.
- Beide rapporten zijn toegankelijk via verschillende interfaces: beheerderscentrum voor de eerste, Teams-agenda voor de tweede.
Anonimisering van identificatiegegevens door de beheerder
Een punt dat vaak verrassend is: de algemene beheerder kan de namen in de activiteitsrapporten verbergen. Microsoft staat toe dat anonieme identificatoren worden weergegeven in de exports van het beheerderscentrum. Concreet worden namen en e-mailadressen vervangen door codes.
Deze optie bestaat om redenen van naleving (vooral in verband met de AVG). Als de rapporten die je downloadt alleen alfanumerieke identificatoren bevatten in plaats van namen, is het waarschijnlijk dat deze optie is ingeschakeld. Je moet de tenantbeheerder contacteren om deze uit te schakelen als de situatie dat rechtvaardigt.
Controleer recente verbindingen van een Teams-gebruiker
Identificeren wie er in een vorige vergadering was, is één ding. Controleren van de recente verbindingen van een Teams-account is iets anders. De ervaringen variëren op dit punt afhankelijk van de licentie en de configuratie van de tenant.
De meest betrouwbare methode gaat via de auditlogs van het Microsoft Purview Compliance Center (voorheen het Beveiligings- en Compliancecentrum). Hier kun je zoeken naar de inloggebeurtenissen van een specifieke gebruiker over een bepaalde periode. Deze logs registreren de verbindingen met de Microsoft 365-diensten, waaronder Teams.
Het auditlogboek is niet standaard ingeschakeld op alle tenants. Een beheerder moet controleren of de verzameling van gebeurtenissen goed is ingesteld. Zonder deze activatie zijn er geen inloggegevens beschikbaar met terugwerkende kracht.
Beschikbaarheidsstatus en Microsoft Places
Teams toont een beschikbaarheidsindicator (beschikbaar, afwezig, niet storen) die een idee geeft van de activiteit in realtime. Deze status wordt automatisch bijgewerkt op basis van het gebruik van de computer en de Outlook-agenda.
Om verder te gaan, heeft Microsoft Places ontwikkeld, een tool die automatisch de fysieke locatie van een gebruiker detecteert (kantoor, thuis, vergaderruimte). Deze detectie is gebaseerd op de configuratie van gebouwen, verdiepingen en netwerkidentificatoren (SSID/BSSID) in de Microsoft 365-omgeving. Places vereist een expliciete configuratie van de ruimtes en het Wi-Fi-netwerk om te functioneren. Het is geen eenvoudige uitbreiding van de Teams-status: het is een volledige implementatie.
Concreet beperkingen van deze Teams-volgtools
Het aanwezigheidsrapport legt geen deelnemers vast die via de telefoon zonder Microsoft-account zijn ingelogd. Ze verschijnen vaak als “Gastgebruiker” of met een eenvoudig telefoonnummer, zonder gekoppelde naam.
- Buitenlandse deelnemers (gastaccounts) kunnen met gedeeltelijke informatie verschijnen als hun organisatie de profielgegevens niet deelt.
- Een deelnemer die de vergadering binnen enkele seconden binnenkomt en verlaat, wordt vermeld, maar zijn of haar effectieve aanwezigheidstijd zal vrijwel nul zijn.
- De activiteitsrapporten van het beheerderscentrum dekken de hele tenant, niet een afzonderlijke vergadering: ze kunnen niet dienen als bewijs van aanwezigheid bij een specifiek evenement.
Het onderscheid tussen deze twee soorten rapporten is de sleutel om geen tijd te verliezen. Het aanwezigheidsrapport bewijst wie er was, het activiteitsrapport toont wie Teams gebruikt. Het verwarren van de twee betekent dat je informatie op de verkeerde plek zoekt, wat regelmatig gebeurt wanneer je een Microsoft 365-omgeving beheert zonder duidelijke documentatie.