Si avvia una riunione Teams con una trentina di persone, e alla fine, è impossibile sapere chi era realmente connesso. Il problema si presenta ad ogni sessione di formazione, ogni punto di squadra settimanale, ogni webinar interno. Microsoft Teams offre diversi meccanismi per rispondere a questa domanda, ma non si trovano tutti nello stesso posto, e alcuni richiedono un’attivazione preventiva.
Rapporto di presenza Teams: dove trovarlo dopo la riunione
Il rapporto di presenza è la fonte più diretta per identificare chi ha partecipato a una riunione. Elenca ogni partecipante con il suo orario di arrivo e di partenza. Si accede tramite la scheda Calendario di Teams, aprendo l’evento passato.
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Il punto da ricordare: solo l’organizzatore e i co-organizzatori possono consultare e scaricare questo rapporto. Se non si è organizzato la riunione, non si ha accesso, nemmeno come amministratore Teams a livello di tenant (bisognerà passare attraverso un altro strumento, ci torniamo più avanti).
Per recuperare questo rapporto, si seleziona l’evento nel calendario, poi si cerca la scheda dedicata alla presenza. Il file scaricato è un CSV che contiene il nome completo, l’indirizzo e-mail, la durata di connessione e gli orari precisi. È questo file che serve come prova di presenza in un contesto di formazione o di audit interno. Per approfondire la gestione delle connessioni agli strumenti Microsoft, la pagina che tratta della connessione ia44webmail su Mobile Junky dettaglia metodi complementari.
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Attivazione obbligatoria prima della riunione
Il rapporto di presenza non è sempre attivo per impostazione predefinita. L’organizzatore deve verificare nelle opzioni della riunione che la funzionalità sia attivata. Si accede a queste opzioni dal modulo di pianificazione, nella sezione delle impostazioni avanzate.
Se si dimentica questo passaggio, non verrà generato alcun rapporto. È il classico tranello: ci si rende conto dopo che non si ha alcun dato utilizzabile. Attivare il rapporto di presenza prima di ogni riunione ricorrente evita questo problema.
Rapporti di attività Microsoft Teams nel centro di amministrazione
Il rapporto di presenza copre una riunione specifica. Per una visione più ampia (chi si connette a Teams, con quale frequenza, da quanto tempo), bisogna passare attraverso il centro di amministrazione Microsoft 365. Qui si trovano i rapporti di attività di utilizzo di Teams, che sono una fonte complementare e distinta.
Questi rapporti mostrano l’attività globale degli utenti: numero di riunioni partecipate, chiamate effettuate, messaggi inviati nei canali. Non sostituiscono il rapporto di presenza di una riunione specifica, ma permettono di individuare un utente che non si connette più da diverse settimane o di verificare che un account sia attivo.
- Il rapporto di utilizzo di Teams elenca l’attività per utente su un periodo configurabile (ultimi giorni o settimane).
- Il rapporto di presenza, invece, dettaglia le entrate e uscite per una riunione data.
- Entrambi i rapporti sono accessibili da interfacce diverse: centro di amministrazione per il primo, calendario Teams per il secondo.
Anonimizzazione degli identificatori da parte dell’amministratore
Un punto che sorprende spesso: l’amministratore generale può nascondere i nomi nei rapporti di attività. Microsoft consente di attivare la visualizzazione di identificatori anonimi negli export del centro di amministrazione. In concreto, i nomi e gli indirizzi e-mail vengono sostituiti da codici.
Questa opzione esiste per motivi di conformità (in particolare rispetto al GDPR). Se i rapporti che si scaricano contengono solo identificatori alfanumerici invece di nomi, è probabile che questa opzione sia attivata. È necessario contattare l’amministratore del tenant per disattivarla se il contesto lo giustifica.
Verificare le connessioni recenti di un utente Teams
Identificare chi era in una riunione passata è una cosa. Verificare le connessioni recenti di un account Teams è un’altra. I feedback variano su questo punto a seconda della licenza e della configurazione del tenant.
Il metodo più affidabile passa attraverso i registri di audit del centro di conformità Microsoft Purview (precedentemente Centro di sicurezza e conformità). Qui si possono cercare gli eventi di connessione di un utente specifico su un intervallo di date. Questi registri registrano le connessioni ai servizi Microsoft 365, incluso Teams.
Il registro di audit non è attivato per impostazione predefinita su tutti i tenant. Un amministratore deve verificare che la raccolta degli eventi sia in corso. Senza questa attivazione, nessun dato di connessione sarà disponibile retroattivamente.
Segnale di presenza e Microsoft Places
Teams visualizza un indicatore di presenza (disponibile, assente, non disturbare) che fornisce un’idea dell’attività in tempo reale. Questo stato si aggiorna automaticamente in base all’uso del computer e del calendario Outlook.
Per andare oltre, Microsoft ha sviluppato Places, uno strumento che rileva automaticamente la posizione fisica di un utente (ufficio, casa, sala riunioni). Questa rilevazione si basa sulla configurazione degli edifici, dei piani e degli identificatori di rete (SSID/BSSID) nell’ambiente Microsoft 365. Places richiede una configurazione esplicita dei locali e della rete Wi-Fi per funzionare. Non è una semplice estensione dello stato di Teams: è un vero e proprio deployment.
Limiti concreti di questi strumenti di monitoraggio Teams
Il rapporto di presenza non cattura i partecipanti che si sono connessi per telefono senza un account Microsoft. Spesso appaiono come “Utente ospite” o con un semplice numero di telefono, senza nome associato.
- I partecipanti esterni (account ospiti) possono apparire con informazioni parziali se la loro organizzazione non condivide i dettagli del profilo.
- Un partecipante che entra e esce dalla riunione in pochi secondi sarà elencato, ma la sua durata di presenza effettiva sarà quasi nulla.
- I rapporti di attività del centro di amministrazione coprono l’intero tenant, non una riunione isolata: non consentono di provare la presenza a un evento specifico.
La distinzione tra questi due tipi di rapporti è la chiave per non perdere tempo. Il rapporto di presenza prova chi era presente, il rapporto di attività mostra chi utilizza Teams. Confondere i due equivale a cercare un’informazione nel posto sbagliato, il che accade regolarmente quando si amministra un ambiente Microsoft 365 senza una documentazione chiara.